Focus distribuzione #5 | Come affronta la sua azienda il tema dei Big Data?

Il meraviglioso mondo dei numeri

A volte il business che abbiamo costruito ci appare così: pieno, addirittura sovrabbondante di informazioni e numeri, ai quali però fatichiamo a dare un significato e ad analizzare nella loro completezza. Intanto però hanno un nome: Big Data.

Tutti ricordiamo una delle immagini icona di Matrix, il mitico film di fantascienza del 1999, con Keanu Reeves impegnato a combattere in una realtà virtuale piena di virus con le sembianze umane di Mr. Smith. L’immagine in questione è la cascata complessa e continua di numeri verdi su sfondo nero, che riempivano gli schermi a rappresentare la realtà virtuale nella quale immergersi, ma apparentemente senza significato, dato l’enorme numero di informazioni contenute.

Ecco, potrebbe essere l’immagine del business di molte aziende, investite da flussi di numeri e informazioni difficile da gestire e a volte da comprendere, sia per le piccole che per le grandi aziende. Questo fatto è tanto vero, che anche le piccole e medie imprese ormai hanno mutuato il termine Big Data, normalmente coniato e utilizzato per definire gli imponenti flussi di dati delle aziende telefoniche, dei grandi e-commerce, dei player dei settori assicurativi e bancari. Ormai ogni business, per piccolo che sia, genera e si muove attraverso una tale mole di informazioni, spesso non strutturate e percepite, che rappresentano una vera e propria “miniera d’oro” da sfruttare a proprio vantaggio. Dalla raccolta delle informazioni sui clienti alle specifiche relative ai preventivi; dalla gestione degli acquisti e dei fornitori alle marginalità presunte ed effettive di commessa; dall’analisi dell’andamento economico alla proiezione dei flussi di cassa: in questi e in molti altri ambiti i numeri contengono indicazioni strategiche in grado di migliorare sensibilmente i risultati operativi, fino addirittura a segnare i percorsi di sviluppo da seguire.

Il problema è che essi si “nascondono” in fonti diverse, si generano nell’operatività del lavoro quotidiano e la loro manifestazione è talmente significativa da rendere impossibile il loro calcolo e la loro immediata fruizione senza l’ausilio di tecnologie informatiche a supporto. Queste tecnologie, ormai disponibili anche per le imprese più piccole, vanno sotto il nome di Business Intelligence, definizione che indica le modalità e gli strumenti per la raccolta, l’analisi e l’interpretazione dei dati aziendali più significativi e utili al business stesso.

Le sue applicazioni sono molteplici e tutte di notevole impatto. In primo luogo, facilitano i processi di decision making. Prendere decisioni in azienda è un fatto quotidiano e continuo: ciascuna decisione può contribuire a scrivere un segno positivo o negativo al risultato economico finale. Il problema è che nella stragrande maggioranza dei casi queste decisioni vengono prese con scarsa consapevolezza delle effettive informazioni che stanno alla base e fidandosi dell’istinto e dell’esperienza degli operatori chiamati a risolverle. Al contrario, avere a disposizione indicatori sintetici in grado di rappresentare la situazione attuale, fornire le indicazioni necessarie per dirimere questioni e operare le scelte più corrette significa, in fin dei conti, contribuire ogni giorno a sviluppare il proprio business, migliorare il risultato economico e la gestione finanziaria. Le domande e le relative risposte sono molto concrete: dove mi conviene investire in marketing? Su quale tipo di cliente devo puntare? In quali condizioni ottengo il miglior tasso di chiusura dei preventivi? Quale fornitore scegliere per tempi di consegna e per margini netti? Dove agire per minimizzare i costi delle non conformità interne e di quelle legate ai fornitori? E così via.

In secondo luogo, i cruscotti di business intelligence ci permettono di controllare gli andamenti operativi, economici e finanziari dei nostri affari. Stabilite le soglie minime da rispettare o i limiti da non superare, la nostra organizzazione sarà tenuta sotto stretto controllo attraverso un sistema di “semafori” che ci indicano, ad esempio, se e quali commesse sono in ritardo, su quali stiamo guadagnando troppo poco, quali sono le previsioni di incasso e di uscita e così via. Infine, gli strumenti di Business Intelligence possono essere utilizzati per fare delle simulazioni di scenario, ovvero verificare, tramite semplici what-if analysis, cosa accadrebbe se muovessimo alcune variabili (ad esempio, quale risultato otterrei aumentando del 5% i prezzi di vendita di alcuni accessori? Quante opportunità in più potrei ricavare, dati gli attuali tassi di conversione dei preventivi, se investissi in alcune specifiche attività di marketing per stimolare particolari fonti dei lead? E così via…).

Tutto questo, attraverso un’unica piattaforma di Business Intelligence collegata contemporaneamente alle diverse fonti dati presenti in azienda, siano essi gestionali di contabilità, preventivatori, fogli Excel o altri dabatase.

Gli strumenti per fare tutto questo oggi esistono e sono economicamente alla portata sia di grandi aziende sia di piccoli esercizi. Software come Microsoft Power BI, QlikView, QlikSense, solo per citarne qualcuno, possono cambiare in modo sostanziale il modo di “guidare la barca” e “tenere il timone” della nostra impresa. I requisiti sono analizzare il proprio modello di business, definire gli indicatori strategici e adottare un sistema di registrazione condiviso delle informazioni collegate. Soprattutto, come sempre, una forte volontà a cambiare e ad innovarsi.